Jak przestać prokrastynować i rozwinąć firmę

Czym jest prokrastynacja i dlaczego to więcej niż kiepskie zarządzanie czasem

Odcinek otwieram tekstem, na który trafiłem kiedyś w internecie. Autora nie udało mi się ustalić, ale pasuje tu idealnie. Mówi o tym, że przyjdzie dzień, w którym zrozumiesz, że zabraknie Ci czasu na rzeczy, o których zawsze marzyłeś, że „kiedyś” zwykle nie nadchodzi nigdy, a czas ma gdzieś Twoje plany. Jest znacznie później, niż myślisz.

Chyba każdy zna stan, w którym chętnie zajmie się wszystkim, byle nie tym, co powinien zrobić akurat teraz. Porządkowanie starych folderów na dysku, przeglądanie statystyk, odpisywanie na wiadomości, które spokojnie poczekają, zerknięcie w social media, a nawet zakupy albo mycie auta. Byle usprawiedliwić się przed sobą, że coś się robi.

Mocno zarezonował ze mną cytat „Magia, której szukasz, jest w pracy, której unikasz” (w oryginale „The magic you are looking for is in the work you are avoiding”). Prokrastynację kojarzy się zwykle z problemem z zarządzaniem czasem, a ma ona dużo głębsze, psychologiczne podłoże: emocje, przekonania i wewnętrzne konflikty. Przyczyny odkładania spraw na później dzielę w odcinku na cztery grupy:

• psychologiczne,
• organizacyjne,
• behawioralne,
• związane z kontekstem biznesowym, w którym działasz.

Do każdej dokładam kilka praktycznych porad. Przydadzą się zwłaszcza wtedy, gdy wiesz, że to, co przekładasz, jest dokładnie tym, czego potrzebujesz, żeby znaleźć się tam, gdzie chcesz.

Strach przed porażką i odmową: dlaczego nie domykamy sprzedaży

Chyba najczęstsza przyczyna, na jaką trafiam, to obawa przed porażką, nieraz połączona z lękiem przed odrzuceniem. Nie dzwonisz do potencjalnego klienta, bo boisz się, że Cię spławi i poczujesz się z tym źle. Nie robisz follow-upów, bo możesz się dowiedzieć, że klient jednak nie skorzysta z oferty.

Brzmi kuriozalnie, ale znanym problemem z domykaniem sprzedaży jest brak domykania sprzedaży. Ludzie boją się zapytać klienta konkretnie o decyzję, bo mogą usłyszeć odmowę. Odmowa jest dużo lepszą informacją niż brak jakiejkolwiek informacji i łudzenie się, że może jednak coś z tego będzie. Po niej możesz zapytać o powody, a to czasem otwiera drogę do rozwiania wątpliwości klienta i zmiany decyzji z negatywnej na pozytywną.

Strach przed negatywnymi konsekwencjami bierze się często z minionych doświadczeń. Jeśli potknięcia traktujesz jak ponury schemat, na który jesteś skazany, zamiast jak okazję do wyciągnięcia wniosków i zmiany sposobu działania, będziesz ciągle odkładać wszystko, co kojarzy Ci się z dyskomfortem. Kiedy przyjmiesz, że porażki są elementem procesu, składową nauki i rozwoju, każde potknięcie przybliży Cię do właściwej metody działania.

Perfekcjonizm i brak wiary w wartość własnej oferty

Kolejna przyczyna to perfekcjonizm. Nie wysyłasz oferty, bo nie jest jeszcze idealna, i poprawiasz ją w nieskończoność, a klient czeka na konkrety. Tracisz momentum i być może sam skłaniasz go do szukania alternatyw. Twoja oferta jest prawdopodobnie wystarczająco dobra. Przedstaw ją klientowi na spotkaniu i zbierz realny feedback, zamiast snuć domysły w głowie, a kolejną iterację zrobisz przy następnej okazji.

Dążenie do doskonałości to dobra cecha, dopóki nie staje się pretekstem do utknięcia w miejscu. Klienci prawdopodobnie i tak nie docenią customowych, oryginalnych ikonek na dwunastej stronie. Skupią się na sednie przekazu i na tym, co będą z tego mieli. Rynek nie śpi i nie będzie czekał na dwudziestą siódmą iterację, a pójście dalej z czymś niedoskonałym nie zaszkodzi Twojej reputacji tak bardzo, jak Ci się wydaje.

Blisko stąd do niskiej samooceny i braku przekonania do wartości, którą wnosisz. To, co i jak dostarczasz, dla odpowiedniej grupy klientów najprawdopodobniej już teraz jest wystarczająco dobre. Może nie dla wszystkich, ale część rynku z pewnością chętnie za to zapłaci. Przekonanie, że Twoja firma daje klientom wartość, jest absolutnie fundamentalne. Kiedy go brakuje, wątpliwość powstrzymuje Ciebie, a przy okazji promieniuje na pracowników, partnerów biznesowych i klientów. Jeśli to właśnie Cię blokuje, zajmij się najpierw propozycją wartości. Jak ją opracować, pokazuję w odcinku 14.

Strach przed sukcesem, porównywanie się i strefa komfortu

Może się to wydawać dziwne, ale część ludzi prokrastynuje, bo obawia się sukcesu. Sukces to większa odpowiedzialność: więcej zatrudnionych osób, większe liczby i pieniądze, poważniejsze zobowiązania. Upadek z wyższego poziomu byłby bardziej spektakularny, a najwięksi krytycy, często z najbliższego otoczenia, mogliby z satysfakcją rzucić „a nie mówiłem?”. Pytam więc: czy naprawdę wolisz działać, programując się na porażkę?

Z sukcesem wiążą się też ograniczenia w myśleniu o sobie. Ludzie wmawiają sobie, że na niego nie zasługują, bo jest tylu lepszych i mądrzejszych. Zawsze znajdą się lepsi i gorsi od Ciebie, tylko dlaczego miałoby Cię to hamować? Mierz się własną miarą i staraj się każdego dnia być lepszą wersją siebie. Nie porównuj też swojego trzysetnego dnia w biznesie z czyimś trzytysięcznym. Każdy ma do przejechania własną drogę przedsiębiorcy.

Ostatnia przyczyna z tej grupy to chęć uniknięcia przykrych emocji, stresu i frustracji. Niejeden internetowy kołcz powie, że prawdziwa zmiana dzieje się poza strefą komfortu. Dodaję od siebie, że strefa komfortu zabija powoli: cele, marzenia, poczucie własnej wartości. Zapytaj siebie „Czy działam jak najlepsza wersja mnie?”, a przy odpowiedzi „nie” także „Co muszę zmienić?”. I zmień to teraz. Działanie daje poczucie sprawczości. Brakuje klientów? Zbuduj listę i zadzwoń. Klienci są niezadowoleni? Zapytaj, co konkretnie im doskwiera, i popraw to. Większość rozwiązań problemów Twojej firmy leży u Twoich klientów, wystarczy odważyć się zapytać.

Brak celów, nadmiar obowiązków i macierz Eisenhowera

Druga grupa przyczyn jest organizacyjna. Pierwsza z nich to brak jasno określonych celów. Kiedy nie wiesz, co robić ani co ma wyższy priorytet, miotasz się albo nie robisz nic, a bez kierunku łatwo wybierać zadania przyjemne i wygodne zamiast koniecznych. Może zabrzmi to brutalnie, ale nawet czternaście godzin dziennie w firmie może być za mało. Robienie wszystkiego, co w Twojej mocy, nie wystarczy, jeśli nie jest to akurat to, co właściwe i konieczne. Bez wizji, strategii, planów i dobrze poukładanych celów tracisz czas i energię na niewłaściwe zadania. Jeśli masz takie poczucie, zatrzymaj się, przepracuj te kwestie i wyznacz cele od nowa.

Druga to nadmiar obowiązków. Szczególnie na początku sam pilnujesz wszystkiego, od formalności przez finanse po operacje. Tu pomaga outsourcing: księgowość, podatki i sprawy prawne możesz oddać specjalistom, a nawet utrzymanie porządku w biurze. Nie musisz znać się na konfiguracji routera, malować ścian ani pisać regulaminów. Skup się na tym, w czym na razie jesteś niezastąpiony: na iterowaniu propozycji wartości, coraz lepszych rozwiązaniach, pozyskiwaniu klientów i budowaniu najważniejszych procesów.

Trzecia to niekończące się listy zadań, które potrafią przytłoczyć. Pracy zawsze będzie więcej, więc naucz się priorytetyzować, na przykład macierzą Eisenhowera:

• ważne i pilne wykonaj w pierwszej kolejności;
• ważne i niepilne zaplanuj na później;
• nieważne, ale pilne, wydeleguj pracownikom albo asystentowi;
• nieważne i niepilne po prostu usuń z listy.

Chaos organizacyjny i ciągła nauka jako wymówka

Działanie potrafi blokować też chaos organizacyjny. W firmie dzieje się dużo naraz, a bez uporządkowanych procesów, procedur i list kontrolnych poczucie rozgardiaszu sprawia, że ważne rzeczy lądują na później. Samo wprowadzenie porządku bywa tak przytłaczające, że kręcisz się w błędnym kole: nie robisz rzeczy przez bałagan, którego nie sprzątasz, bo to wymaga wysiłku, a może brakuje Ci wiedzy albo narzędzi.

Zdarza się, że pracując z przedsiębiorcami, zanim zajmiemy się pozyskiwaniem klientów, najpierw porządkujemy organizację pracy, procesy po stronie produkcji i narzędzia do monitorowania postępów w projektach, żeby firma udźwignęła później więcej klientów. Bez porządku trudno wejść na kolejny poziom przychodów, zbudujesz najwyżej kolosa na glinianych nogach. Zbyt szybki przyrost projektów, klientów i złożoności potrafi położyć firmę, nawet jeśli na pierwszy rzut oka rośnie i jest super.

Ostatnia przyczyna organizacyjna to brak zasobów, czyli narzędzi albo wiedzy. Jeśli obiektywny brak wiedzy blokuje dostarczanie wartości, przełamanie tego impasu powinno być Twoim priorytetem. Częściej jednak ciągła edukacja jest po prostu wymówką: kolejny kurs, czternasta książka w kwartale, podcast taki jak ten, bo wydaje Ci się, że musisz wiedzieć jeszcze więcej. Najszybciej uczysz się przez działanie, wsparte wartościową wiedzą w odpowiedniej proporcji. Żadna wiedza sama nie sprawi, że firma urośnie, szansę daje dopiero jej wdrożenie. Kiedy ktoś w socialach chwali się, że przeczytał 54 książki w roku, odbieram to jako próbę kreowania się na eksperta i przykrywania braku rzeczywistych rezultatów ilością pochłoniętej teorii.

Natychmiastowa gratyfikacja, rozpraszacze i brak energii

Trzecia grupa przyczyn ma naturę behawioralną. Pierwsza to nastawienie na natychmiastową gratyfikację, bo szybki rzut oka na social media jest przyjemniejszy niż mozolna praca nad długofalowym projektem. Na poziomie mikro pewnie każdemu się to zdarza. Przedsiębiorczość opiera się jednak między innymi na odroczonej gratyfikacji i w ostatecznym rozrachunku wygrywa w niej dopaminowy pęd do nowych osiągnięć, a nie doraźna przyjemność. Wszyscy znani mi przedsiębiorcy, którzy doszli do czegoś znaczącego, mimo przeciwności i długotrwałego dyskomfortu uparcie parli przed siebie i nie pozwalali sobie na komfort prokrastynacji. Zastanów się, co u Ciebie wygrywa częściej: natychmiastowa przyjemność czy dyskomfort w imię odroczonej gratyfikacji. Może to podpowie, czy droga przedsiębiorcy faktycznie jest dla Ciebie.

Druga to impulsywność: przeskakiwanie między zadaniami, reagowanie na każdy sygnał od współpracowników czy z social mediów, czytanie maila w chwili, gdy przyjdzie. Mózg nie lubi się wysilać i chętnie zabierze Cię do strefy komfortu, a powrót do głębokiego skupienia nie jest łatwy. Pomaga wyłączenie powiadomień albo ustalenie ze współpracownikami, że słuchawki na uszach lub zamknięte drzwi gabinetu oznaczają pracę bez przerywania.

Trzecia to po prostu złe samopoczucie, fizyczne i psychiczne. Przemęczenie, kiepskie odżywianie, mało snu, brak suplementacji i ruchu odbierają siłę do trudniejszych zadań. Kiedy miałem dwadzieścia parę lat i założyłem pierwszą firmę, potrafiłem pracować po 14 godzin przez siedem dni w tygodniu. Dziś ponad 8 godzin intensywnej pracy potrafi wyczerpać mnie tak, że następnego dnia muszę wyraźnie zwolnić, i to mimo dbania o sen, aktywność fizyczną i suplementację. Jeśli zmuszasz się do lżejszych zadań, byle coś robić, lepiej faktycznie trochę poleżeć, zebrać siły i wrócić z pełną energią. Twojej firmie prawdopodobnie nic się nie stanie, gdy pozwolisz sobie na odpoczynek. Jeśli nie zadbasz o organizm, on w końcu zadba o Ciebie i położy Cię w najmniej odpowiednim czasie.

Niepewność na rynku i strach przed konkurencją

Ostatnia grupa to przyczyny związane z kontekstem biznesowym. Wstrzymujesz decyzje albo nie realizujesz planów, bo masz wrażenie, że na rynku dzieje się coś złego, więc działasz nadmiernie asekuracyjnie albo wcale. Środowisko biznesowe ciągle się zmienia i żaden model biznesowy nie jest dany na wieczność, a źródłem realnej wiedzy o rynku są Twoi klienci. Jeśli zadajesz im właściwe pytania i nie zgłaszają niczego niepokojącego, prawdopodobnie za bardzo słuchasz informacji z zewnątrz i wpadłeś w bańkę informacyjną. Media i ludzie często sobie przeczą: w jednym artykule branża kwitnie, w innym wręcz przeciwnie, jedni mówią, że ich biznes rośnie, inni z tej samej branży, że się zwijają. Przy takim szumie łatwo o paraliż decyzyjny, dlatego zawsze pytaj, dlaczego ktoś napisał albo mówi to, co mówi.

Częstym hamulcem jest też obawa przed konkurencją. Pewnie widzisz wyłącznie jej sukcesy, bo mało kto publicznie mówi o swoich problemach, więc łatwo uznać, że Twoja firma nie ma z nią szans. O ile nie jesteś startupowcem marzycielem, który chce podbić świat, bo jedną rzecz robi lepiej od potężnego rywala, te obawy są raczej nieuzasadnione. Skup się na klientach, rozwiązuj ich realne problemy i dowoź rezultaty, których oczekują. Jeśli tworzysz wartość trudną do skopiowania, konkurencją możesz prawie się nie przejmować.

Odcinek kończę niewygodną myślą. Jeśli możesz sobie powiedzieć, że zadanie poczeka do przyszłego tygodnia, że w tym miesiącu najwyżej zarobisz mniej albo że wolisz teraz scrollować Facebooka, jesteś w strefie komfortu. Przypomnij sobie czasy, kiedy wszystko wisiało na włosku. Wtedy prawdopodobnie robiłeś, co trzeba, i nie miałeś komfortu odpuszczania. Jeśli nie czujesz już tego głodu, Twoje cele są prawdopodobnie zbyt małe. Czy zgadzasz się na to, żeby nie wykorzystywać w pełni potencjału, który masz?