fbpx

Delegowanie zadań – jak robić to dobrze?

delegowanie zadań

Delegowanie zadań to temat jednego z ostatnich naszych spotkań z cyklu TechMine Coffee. Temat pozornie oczywisty, ale jak zawsze diabeł tkwi w szczegółach. Doświadczony właściciel firmy i manager wie, że delegowanie zadań to umiejętność, której najlepiej uczyć się i weryfikować skuteczność w praktyce – wie również, że to odpowiedzialność nie tylko za zadania i zespół, ale i sztuka skutecznej komunikacji, która właściwie poprowadzona daje fantastyczną okazję do rozwoju kreatywności i samodzielności pracowników.

Czym w takim razie jest delegowanie zadań? To przekazywanie uprawnień innej osobie w celu wykonania przez nią określonej czynności oraz ustanowienie współodpowiedzialności za jej realizacje, przy czym należy pamiętać, że zawsze pełną odpowiedzialność za to zadanie ponosi osoba przekazująca odpowiedzialność. W tej definicji kluczowe słowa to: uprawnienia oraz odpowiedzialność. Bowiem w odpowiedzialności tkwi problem i sztuka delegowania, gdyż wielu menedżerów/liderów boi się przekazywać uprawnienia, bo i tak w ostateczności to oni są odpowiedzialni za efekt końcowy zadania. Pytanie tylko, czy i jak długo można w ten sposób pracować? I czy o to nam chodzi?

Z definicji wynika, że przełożony/lider jest w pełni odpowiedzialny za delegowaną prace, dlatego powinien on być przekonany, że pracownik rozumie i akceptuje tę pracę oraz będzie zaangażowany w jej realizację. Wspólnie zastanawialiśmy się na czym polega trudność związana z delegowaniem?
Czego obawiają się liderzy, którzy z definicji powinni stać na czele zespołu, organizując mu pracę? Zgodziliśmy się, że delegowanie bywa wyzwaniem, ponieważ wymaga od nas:

  • analizy treści pracy – musimy wiedzieć, co można oddelegować,
  • wyboru odpowiedniej osoby, która zdaje sobie sprawę z odpowiedzialności za
    otrzymane zadanie,
  • zakresu uprawnień, jakie można delegować.

Dodatkowo analizowaliśmy również kwestię korzyści wynikających z delegowania zadań. Zastanawialiśmy się nad tym, co można zyskać, przekazując w sposób właściwy listę obowiązków? Wielu managerów bowiem obawia się przekazania części kompetencji zatrudnionym pracownikom uważając, że tylko oni mają monopol na wiedzę i nikt tak jak oni sami nie zrobi tego lepiej. A tymczasem delegując można wiele zyskać – oto co najmniej 9 korzyści, które sprawią, że zaczniesz rozszerzać kompetencje swoich współpracowników, bo dzięki temu możemy mówić o:

  1. Zwiększeniu efektywności organizacji.
  2. Odciążeniu menedżerów/liderów od nadmiernej pracy, którzy mogą się poświecić
    realizacji innych – ważnych zadań.
  3. Podejmowaniu bardziej rozproszonych decyzji w organizacji, przez co organizacja
    reaguje szybciej na wymagania rynku.
  4. Skuteczniejszym wykonywaniu obowiązków.
  5. Zwiększeniu innowacyjności pracowników.
  6. Zwiększeniu zadowolenia, motywacji i zaangażowania pracowników.
  7. Zwiększeniu poziomu zaufania w organizacji.
  8. Wzmacnianiu pracy zespołowej.
  9. Rozwijaniu samych pracowników.

Na naszym czwartkowym spotkaniu w gronie przedsiębiorców zastanawialiśmy się również
nad tym jak efektywnie delegować zadania? Jak to zrobić, aby mieć pewność, że przekazane
zadania zostaną właściwie wykonane? I wreszcie jakie są najważniejsze zasady ich
delegowania? Oto co proponujemy:

  1. Przedmiotem delegowania są zawsze: odpowiedzialność i uprawnienia.
  2. Obowiązek wykonania zadań nakładamy na najniższy kompetentny szczebel organizacji.
  3. Unikamy nakładania odpowiedzialności za to samo zadanie na więcej niż jedną osobę.
  4. Nie delegujemy innym:
    • Ważniejszych kwestii personalnych: oceny, selekcji, premiowania.
    • Spraw wymagających dyskrecji, rozwiązywania konfliktów.
    • Zadań, które zostały nam powierzone osobiście do wykonania.

A czego tak naprawdę boją się liderzy? Co powstrzymuje Cię przed przekazaniem części
swoich zadań? Być może:

1. Nie wierzysz, że Twoi pracownicy są wystarczająco odpowiedzialni.
2. Uważasz, że gdy delegujesz zadanie, tracisz kontrolę nad jego wykonaniem.
3. Wydaje ci się, że tylko Ty znasz wszystkie odpowiedzi.
4. Uważasz, że sam wykonasz zadanie szybciej.
5. Myślisz, że delegowanie zadań osłabia Twój autorytet.
6. Myślisz, że Twoi pracownicy są zbyt zajęci.
7. Twoim zdaniem pracownicy nie mają wizji całości.

Warto też wiedzieć, że samo „suche” przekazanie obowiązków nie wystarczy – trenerzy biznesowi, którzy wspomagają procesy uczenia się tej umiejętności – wspominają o błędach w delegowaniu, do których można zaliczyć:

  • Delegowanie zbyt prostych zadań.
  • Delegowanie zadań bez wyznaczonego terminu.
  • Brak informacji zwrotnej po wykonaniu zadania.
  • Brak motywowania pracowników do wykonania zadania.
  • Delegowanie bez przekazania celu zadania.
  • Brak informacji o kryteriach wykonania zadania.
  • Delegowanie zbyt trudnych zadań.
  • Złe przekazanie instrukcji do wykonania zadania.

Jak zatem widać rozdzielanie obowiązków nie jest łatwą sprawą, co oznacza, że trzeba brać pod uwagę szereg dodatkowych czynników takich jak motywacja zespołu, ich kompetencje, chęć uczenia się, odpowiedzialność. To jednak umiejętność, której warto się nauczyć, a którą niejednokrotnie doskonali się latami. Delegowanie mimo początkowych trudność ostatecznie przynosi jednak więcej plusów niż minusów. Jednym słowem usprawnia, przyśpiesza realizację projektów, daje szanse na rozwój zarówno firmy jak i kadry w niej zatrudnionej.

Jeśli w Twojej organizacji potrzebne jest wsparcie kompetencyjne kadry menadżerskiej w obszarze skutecznego delegowania zadań – skontaktuj się z nami – mamy do tego narzędzia!

Spotkania z cyklu “coffee” są elementem TechMine Business Hub – klubu dla przedsiębiorców, chcących efektywnie rozwijać siebie i swoje organizacje. Chcesz wziąć udział w kolejnym spotkaniu? Daj nam znać!