Firma ma problem z chaotyczną sprzedażą B2B – jak zbudować skalowalny proces

Jeśli widzisz, że w Twojej sprzedaży B2B panuje chaos, to poznaj kluczowe kroki do zbudowania skalowalnego procesu sprzedaży B2B, który pozwoli zapanować nad chaosem i zwiększyć efektywność działań. 

1. Zbadaj, co tak naprawdę dzieje się w tej chwili.

Zanim zaczniesz wprowadzać zmiany w procesie, warto najpierw zrozumieć, co jest nie tak i gdzie pojawiają się największe straty.

• Zbadaj wszystkie etapy sprzedaży – od leada po onboarding i retencję. Sprawdź, w których punktach proces “przecieka”, gdzie pojawiają się opóźnienia i które odpowiedzialności są niejasne. Na przykład: jaki procent leadów trafia do ofertowania, ile z nich przechodzi do negocjacji i ile ostatecznie zamykacie.
• Rzuć okiem, czy naprawdę masz jasno nakreślony profil idealnego klienta ( Ideal Customer Profile – ICP) – czyli kto naprawdę skorzysta najwięcej z Twojej oferty i kim jest ten idealny klient. Bez takiego wglądu łatwo zmarnować czas na działania, które wcale nie powinny mieć miejsca.
• Zbadaj, jak funkcjonuje technologia i wykorzystywane narzędzia – czy wszystkie dane trafiają do CRM, czy procesy są na bieżąco monitorowane oraz które zadania manualne przeważają. W wielu firmach handlowcy spędzają najwięcej czasu przy pracach administracyjnych, a nie przy samej sprzedaży.

2. Opracuj proces sprzedaży, który da się łatwo skalować.

Mając już diagnozę w ręku, nadszedł moment, by zaprojektować nowy lub udoskonalony proces, który będzie powtarzalny i da się skalować.

Najważniejsze filary tego procesu:

• • Ustalenie konkretnych etapów tego przepływu (lead – kwalifikacja – badanie potrzeb  – oferta – finalizacja – onboarding).
  • Rola i zakres obowiązków – wskazanie, kto konkretnie przejmuje odpowiedzialność za konkretny fragment procesu, szczegółowe określenie niezbędnych czynności oraz zestawienie dokumentów i materiałów wymaganych do wykonania.

• Zestaw materiałów pomocniczych – skrypty rozmów, maile follow-up, niewlowanie obiekcji i szablony ofert – pozwala nowym handlowcom szybciej odnaleźć się w codziennej pracy.
• Technologia i automatyzacja – w tym CRM, różnorodne integracje, automatyczne przypomnienia oraz monitorowanie leadów i całego pipeline’u. Dzięki automatyzacji można zredukować ręczne operacje i w rezultacie łatwiej skalować działalność.

Checklista do zrobienia:

• Zilustruj cały proces sprzedaży – od pierwszego kontaktu, przez zamknięcie transakcji, aż po retencję.
• Zidentyfikuj, jakie są konkretne cele do zrealizowania na każdym etapie procesu sprzedaży.
• Ustal konkretne miary dla każdego etapu – określ, jak długo trwa, jaki odsetek przechodzi dalej i ile procent powinno zakończyć się sukcesem.
• Ustal, które narzędzia i szablony powinny znajdować się w rękach handlowca na każdym poszczególnym etapie.
• Proces nie może pozostać jedynie w formie papierowej – powinien być w praktyce wykorzystywany przez ludzi.
• Stwórz playbook sprzedażowy – dokument, w którym znajdzie się szczegółowy opis kolejnych etapów, wykaz wymaganych materiałów, podział ról oraz lista najczęstszych obiekcji wraz z przygotowanymi odpowiedziami.
• Zorganizuj szkolenie zespołu, włączając role-play, praktyczne ćwiczenia oraz onboarding nowych handlowców przy użyciu gotowych materiałów. Wyznacz im jasno określone cele na pierwsze 30, 60 i 90 dni.
• Badaj wdrożenie – czy rzeczywiście proces jest przestrzegany? Czy handlowcy sumiennie wprowadzają dane do CRM, sięgają po szablony i przechodzą kolejne etapy.

4. Pomiar, dogłębna analiza i nieustanne usprawnianie.

Raz opracowany proces nie oznacza, że będzie działał zawsze – wymaga regularnych pomiarów, optymalizacji i ciągłego dostosowywania do dynamicznie zmieniającego się rynku.

• Ustal najważniejsze wskaźniki KPI, m.in. wielkość i jakość pipeline’u, procent konwersji pomiędzy poszczególnymi etapami, czas trwania cyklu sprzedaży, średnią wartość transakcji oraz koszt pozyskania klienta.
• Systematycznie przeglądaj dane – wskazuj wąskie gardła, identyfikuj słabe ogniwa i wyłapuj działania, które przynoszą najlepsze efekty.
• Wprowadź cykl „testuj – wyciągaj wnioski – zmieniaj” – spróbuj różnych frameworków komunikacyjnych, przetestuj różne kanały komunikacji, a potem zintegruj te, które okazują się najlepsze.
• Upewnij się, że w firmie istnieje jedyne, niepodważalne źródło prawdy – najczęściej CRM, choć równie sprawny może być inny system, w którym gromadzisz dane i na ich podstawie podejmujesz decyzje.

5. Skalowanie – rozbudowa kanałów, doprecyzowanie segmentacji i wdrożenie automatyzacji.

• Rozważ wprowadzenie wielokanałowej komunikacji – telefon, e-mail, media społecznościowe – co pozwala dotrzeć dokładnie tam, gdzie są Twoi klienci.
• Segmentuj klientów i procesy – w większych firmach proces może wyglądać inaczej niż mniejszych; różnią się rozwiązania, ceny i tempo cykli. 
• Wdrażaj automatyzację tam, gdzie to ma sens – na przykład automatyczne przypomnienia, lead-scoring, zarządzanie szansami sprzedaży w zespole, integrację marketingu ze sprzedażą.
• Pamiętaj, by zadbać o retencję i upsell – sprzedaż nie kończy się w momencie zamknięcia sprzedaży. Gdy w proces włączasz onboarding i wspierasz rozwój klienta, otwierasz sobie szansę na cross-cell – up-sell/

Wdrożenie tych kluczowych obszarów pozwoli na stworzenie uporządkowanego, efektywnego i skalowalnego procesu sprzedaży B2B, który przyczyni się do długoterminowego sukcesu firmy.

Jeśli czujesz, że Twoja sprzedaż wymyka się spod kontroli i brakuje jej przewidywalności, to TechMine pomaga właścicielom firm B2B uporządkować sprzedaż, zdiagnozować kluczowe problemy i zbudować skalowalny proces sprzedaży dopasowany do specyfiki Twojego biznesu.

Wspólnie opracujemy strukturę, narzędzia i metody, które pozwolą przekształcić chaotyczne działania w spójny, mierzalny system generujący powtarzalne wyniki. Jeśli chcesz przyjrzeć się swojej sprzedaży z nowej perspektywy – skontaktuj się z nami.