Jak firma wdrożeniowa ERP podniosła skuteczność ofert z 15% do 45%
Firma odpowiadała na każde zapytanie, a każda oferta kosztowała kilka dni pracy konsultanta. Po wprowadzeniu kwalifikacji przed ofertowaniem składa o połowę mniej ofert, a skuteczność wzrosła z około 15% do około 45%.
- Klient
- Firma wdrożeniowa ERP/WMS, około 25 osób
- Problem
- Cztery do sześciu dni pracy konsultanta na ofertę, wygrywała mniej więcej co szósta
- Co zmieniliśmy
- Kwalifikację przed ofertowaniem, zapisane kryteria dyskwalifikacji i rozmowę diagnostyczną
- Efekt
- Skuteczność ofert z około 15% do około 45% przy o połowę mniejszej liczbie ofert
- Obszary
- Strategia i proces w systemie SalesMachine
Jak firma wdrożeniowa podniosła skuteczność ofert: streszczenie case study
Oferta kosztowała pięć dni pracy konsultanta i wygrywała co szósta
Firma wdrażała systemy klasy ERP i WMS. Ofertowanie było ciężkie i drogie: analiza przedwdrożeniowa, rozpisanie zakresu, wycena modułów, harmonogram, często warsztat u klienta.
Cztery do sześciu dni pracy konsultanta na jedną ofertę.
Ofert powstawało kilkadziesiąt rocznie, a wygrywała mniej więcej co szósta lub siódma.
Zasada wewnętrzna brzmiała: jeśli ktoś przysyła zapytanie, przygotowujemy odpowiedź. „Nie stać nas, żeby odpuszczać”, mówił właściciel. Liczby pokazały coś odwrotnego.
Trzy wzory przegranych, rozpoznawalne w pierwszym tygodniu kontaktu
Policzyliśmy koszt ofertowania. Firma wydawała na nie więcej niż na jakiekolwiek działania pozyskujące klientów, tylko nikt tego nie zsumował.
Praca konsultantów przy ofertach nie była nigdzie rejestrowana jako koszt, więc nie było jej widać w żadnym zestawieniu.
Analiza przegranych z dwóch lat pokazała trzy wzory: postępowania, w których firma była trzecim oferentem zaproszonym dla porównania; klienci bez zatwierdzonego budżetu, zbierający oferty, żeby go oszacować; przetargi z wymaganiami tak ogólnymi, że spełniało je rozwiązanie pudełkowe.
Wszystkie trzy dało się rozpoznać szybko, ale traktowano je jak szansę rynkową.
Kwalifikacja przed ofertowaniem i zapisane kryteria dyskwalifikacji
Oferty pozostały takie same. Zmienił się proces, w którym zapada decyzja, czy je składać.
Kwalifikacja przed ofertowaniem
Zmodyfikowany MEDDICC, zanim konsultanci siądą do pracy: kto zainicjował projekt i dlaczego teraz, czy budżet jest zatwierdzony, ilu dostawców zaproszono, kto decyduje.
Zapisane kryteria dyskwalifikacji
Cztery sytuacje, w których firma nie startuje. Samo zapisanie zdjęło z handlowca ciężar tłumaczenia się z każdej odmowy.
Rozmowa diagnostyczna
Zamiast przyjmować listę funkcji firma ustala, z jakimi problemami boryka się klient i na jakich rezultatach mu zależy.
Dwa formaty odpowiedzi
Pełna oferta z analizą tylko dla zakwalifikowanych. Dla reszty krótki dokument przygotowywany w godzinę.
Pierwszy kontakt po wpłynięciu zapytania: rozmowa, której wcześniej nie było
Dwa pytania przed wyceną wystarczyły, żeby wiedzieć, czy warto wydać pięć dni pracy konsultanta.
O połowę mniej ofert i dokładniejsze analizy dla zakwalifikowanych
Część zapytań kończy się rozmową, po której obie strony ustalają, że nie ma sensu iść dalej. To jest traktowane jako dobry wynik.
Zmieniła się też pozycja firmy. Ktoś, kto zadaje trudne pytania i potrafi odmówić, jest inaczej odbierany przez klienta.
Konsultanci poświęcają czas na pełne analizy tylko tam, gdzie budżet jest zatwierdzony, a decydent znany.
Co zostało w firmie po współpracy
- Proces formalnej kwalifikacji przed decyzją o ofertowaniu
- Kryteria dyskwalifikacji zatwierdzone przez zarząd
- Scenariusz rozmowy diagnostycznej
- Rejestr kosztu ofertowania: godziny konsultantów przypisane do postępowania
Skuteczność ofert z około 15% do około 45%
Więcej wygranych postępowań przy wyraźnie mniejszym nakładzie pracy.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Skuteczność ofert | Około 15% | Około 45% |
| Liczba ofert | Kilkadziesiąt rocznie, na każde zapytanie | O mniej więcej połowę mniej |
| Decyzja o ofercie | Automatyczna po zapytaniu | Po kwalifikacji według zmodyfikowanego MEDDICC |
| Koszt ofertowania | Nierejestrowany | Godziny przypisane do postępowania |
| Odpowiedź dla niezakwalifikowanych | Pełna oferta, 4 do 6 dni pracy | Krótki dokument w godzinę |
Kilkaset godzin pracy konsultantów rocznie wróciło do projektów, za które ktoś płaci.
Kryteria dyskwalifikacji zatwierdził zarząd, więc odmowa nie jest już osobistą decyzją handlowca.
Największy opór miałem przed zdaniem „nie będziemy tego wyceniać”. Wydawało mi się, że to arogancja. Dziś wiem, że arogancją było wysyłanie ofert do ludzi, którzy nie mieli zamiaru nic kupić.
Czego ten przypadek uczy firmy wdrożeniowe i integratorów
Ofertowanie to koszt pozyskania
Dni pracy konsultantów przy ofertach kosztowały więcej niż jakiekolwiek inne działania pozyskujące klientów, tylko nikt ich nie liczył.
Przegrane mają powtarzalne wzory
Trzeci oferent dla porównania, brak budżetu, ogólne wymagania. Wszystkie dało się rozpoznać w pierwszym tygodniu.
Odmowa wzmacnia pozycję
Firma, która zadaje trudne pytania i potrafi nie startować, jest odbierana jako ekspert, a nie jako jeden z oferentów.
Kiedy podobna zmiana ma sens
- Przygotowanie oferty zajmuje kilka dni pracy konsultanta
- Firma odpowiada na każde zapytanie, a wygrywa mniejszość
- Koszt ofertowania nie jest nigdzie rejestrowany
- W przegranych powtarzają się podobne sytuacje
Czego ten case study nie dowodzi
- Że każda firma wdrożeniowa potroi skuteczność. To wynik jednej firmy.
- Że ofert powinno być jak najmniej. Spadek o połowę wynikał z kryteriów tej firmy.
- Że MEDDICC trzeba wdrożyć w całości. Tu użyto wersji zmodyfikowanej.
Powiązane case studies i materiały
Jak software house zamienił darmową analizę w płatny warsztat
Software house, 22 osoby: warsztat przedprojektowy odliczany od projektu.
Jak software house zwiększył zysk czterokrotnie
Software house, 15 osób: kryteria dyskwalifikacji i odrzucanie połowy zapytań.
Proces sprzedaży
Jak ustawić etapy, kwalifikację i kryteria decyzji w sprzedaży B2B.
Najczęstsze pytania o kwalifikację ofert w firmie wdrożeniowej
Odpowiedzi oparte na opisanym przypadku. Więcej pytań o sprzedaż B2B znajdziesz w FAQ TechMine.
W opisanym przypadku firma wdrażająca ERP i WMS, zatrudniająca około dwudziestu pięciu osób, wprowadziła kwalifikację przed ofertowaniem na bazie zmodyfikowanego MEDDICC, cztery zapisane kryteria dyskwalifikacji i rozmowę diagnostyczną. Skuteczność ofert wzrosła z około 15% do około 45%, a liczba ofert spadła o połowę.
To metoda kwalifikacji szans sprzedaży oparta na pytaniach o m.in. decydenta, kryteria decyzji, budżet i problem klienta. Tu użyto zmodyfikowanej wersji: przed ofertowaniem firma sprawdza, kto zainicjował projekt i dlaczego teraz, czy budżet jest zatwierdzony, ilu dostawców zaproszono i kto decyduje.
W tej firmie analiza przegranych z dwóch lat pokazała trzy wzory: bycie trzecim oferentem zaproszonym dla porównania, klient bez zatwierdzonego budżetu oraz przetarg z wymaganiami spełnianymi przez rozwiązanie pudełkowe. Na tej podstawie zapisano cztery sytuacje, w których firma nie startuje.
W opisanym przypadku od czterech do sześciu dni pracy konsultanta na jedną ofertę. Przy kilkudziesięciu ofertach rocznie firma wydawała na ofertowanie więcej niż na jakiekolwiek działania pozyskujące klientów, ale ten koszt nie był nigdzie rejestrowany.
Tu niezakwalifikowane zapytania dostają krótki dokument przygotowywany w godzinę zamiast pełnej oferty z analizą. Część zapytań kończy się rozmową, po której obie strony ustalają, że nie ma sensu iść dalej.
Tak. Firmy wdrożeniowe i integratorzy należą do firm technologicznych, z którymi pracujemy w systemie SalesMachine. Zaczynamy od bezpłatnej konsultacji diagnostycznej, podczas której sprawdzamy, co blokuje sprzedaż i czy możemy pomóc.
Sprawdźmy, ile kosztuje Cię ofertowanie, którego nikt nie liczy
Na bezpłatnej konsultacji ustalimy, jak dziś zapada decyzja o składaniu ofert i czy kwalifikacja ma u Ciebie sens. Jeśli nie, powiemy to wprost.
Bezpłatna konsultacja, bez prezentacji sprzedażowej