"Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać." Peter Drucker
KPI – Kluczowe wskaźniki efektywności
Biznes musi opierać się na liczbach. Jednak w czasach zalewającej nas ogromnej ilości danych, dostępności rozmaitych technologii i narzędzi, dokonanie wyboru, które dane zbierać i które analizować stanowi wyzwanie samo w sobie. Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI – Key Performance Indicators) mogą dać istotną informację zarządczą, zmierzającą do poprawy efektywności i wyników z drugiej strony – jeśli są źle dobrane – mogą zaciemniać rzeczywisty obraz sytuacji i sugerować błędne wnioski oraz obniżać efektywność działań.
Definicja KPI
KPI (key performance indicators) stanowią jedne z ważniejszych narzędzi zarządzania w organizacjach. W założeniu KPI powinny ułatwić pozyskiwanie i analizę informacji zarządczej oraz podejmowanie właściwych, wyedukowanych decyzji w pracy. Gdy jednak popatrzymy na praktykę biznesową, okazuje się często, że przyjęcie błędnych wskaźników efektywności KPI spowalnia projekty i skłania do niewłaściwych działań. Konsekwencją jest ogólne obniżenie efektywności organizacji, gorsza współpraca wewnątrz firmy, jak i z partnerami i klientami na zewnątrz. Tymczasem prawidłowo określone wskaźniki efektywności KPI powinny przybliżać organizację do osiągania strategicznie istotnych celów.
Jeśli mamy się pokusić o zwięzłą i praktyczną definicję tego czym są KPI to będą to takie liczby, których monitorowanie przekłada się na możliwość rozwoju organizacji i realizowania jej strategii.
Dobrze dobrane KPI pozwalają mierzyć skuteczność działań marketingowych, motywację pracowników, jaka jest liczba reklamacji, jaka jest średnia wartość zakupu i generalnie oddają kondycję firmy oraz czy firma robi postępy.
Dlaczego firmy potrzebują KPI?
- Aby skupiały się na tym co jest najbardziej istotne w pracy
- Aby miały możliwość uzyskiwania informacji zwrotnej o podjętych działaniach
- Aby angażowały do pracy właściwe osoby
- Aby podejmować wyedukowane, poinformowane decyzje zarządcze
- Aby zachować obiektywność w decyzjach i wnioskach
Od czego zacząć rozważania nad KPI?
Dobrym punktem startu przy omawianiu KPI mogą być dobrze wyznaczone cele strategiczne firmy. Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) pełnią względem nich rolę służebną i powinny wskazywać nam postępy jakie czynimy w realizacji celów nadrzędnych. Strategia firmy będąca pochodną wizji, umożliwi nam wyznaczenie celów, a za pomocą wskaźników efektywności KPI będziemy mogli monitorować realizację tych celów na różnych poziomach organizacji przez różnych pracowników. Wartość celu będzie więc mierzalna i wynikała z konkretnych działań. Na przykład działu sprzedaży w firmie w ramach przyjętej strategii.
Nie możemy więc mówić o ustaleniu uniwersalnych wskaźników KPI. Kluczowy wskaźnik efektywności KPI, jak na przykład liczba nowo pozyskanych klientów powinien mieć bezpośrednie przełożenie na realizację celów strategicznych organizacji.
Jakie powinny więc być KPI?
- Proste
- Aktualne
- Istotne
- Nadzorowane
- Oparte o struktury
- Klarowne
Co rozumiemy przez powyższe określenia? Rozwijamy to w naszym e-booku – zapoznaj się z nim przed rozpoczęciem działania i pracy nad KPI.
Piszemy tam też o tym na co jeszcze należy zwracać uwagę przy wyznaczaniu mierników efektywności niezależnie od branży działania. Omawiamy rodzaje wskaźników biznesowych oraz podpowiadamy dobre praktyki związane z wyznaczaniem celu. Dowiesz się też iloma i jakimi wskaźnikami należy się posługiwać w Twojej organizacji. Poznasz model budowy wskaźników biznesowych oraz zapoznasz się za 100 przykładami z podziałem na: sprzedaż, marketing, logistyka, e-commerce, obsługa klienta, contact center.
Poniżej prezentujemy po kilka przykładowych mierników (key performance indicators) z poszczególnych obszarów tematycznych, które można włączyć w swoje działania przy wyznaczaniu KPI w ramach przyjętej strategii. Więcej wiedzy znajdziesz w naszym bezpłatnym e-booku, który pobierzesz za pośrednictwem poniższego formularza.
Pamiętaj jednak, aby ilość informacji nie zaciemniała realizacji rzeczywistego celu, ale była pomocą w pracy i pomagała obrazować ważne wyniki i informacje we właściwym czasie.
