News

16 postów

Komunikacja i komunikowanie w firmie

Dyskusja na spotkaniu TechMine Coffee “komunikacja w firmie” poruszyła szereg zagadnień, od tych technicznych po strategiczne. Istotą firmy jest działanie w zorganizowany sposób. Aby było to możliwe, komunikacja jest kluczowa. Wbrew pozorom, mimo ogromu dostępnych środków i metod, nadal jednak bywa problemem. Zebrani zauważyli, że niezależnie od skali działania, komunikacja wewnątrz firmy jest jednym z najważniejszych czynników powodzenia przedsięwzięć. Cóż po najlepszych planach, jeśli zostałyby one nieprecyzyjnie przekazane wykonawcom, a ci z kolei fałszywie raportowaliby wyniki działań? Abstrahując od samej techniki komunikowania, na wstępie dyskusja toczyła się wokół pytania ile informacji osoby zarządzające organizacją powinny komunikować podwładnym. Są organizacje, w których wiedza traktowana jest jako atrybut władzy; im więcej wiesz, tym jesteś ważniejszy. Takie podejście nie jest konstruktywne, zebrani doszli do wniosku, że ludzie w firmie kreatywnej powinni mieć dostęp do jak najszerszego spektrum wiedzy, użytecznej w realizacji ich zadań. Poza ewidentnie poufnymi, informacje o prowadzonych projektach, kondycji firmy, ważnych wydarzeniach dotyczących działania firmy, powinny być dostępne dla wszystkich w równym stopniu.

Celem komunikacji powinno być pokazywanie wszystkim w firmie sensu i celu działań w niej prowadzonych. Ludzie pracujący z poczuciem sensu wykazują większe zaangażowanie, popełniają mniej błędów, budują lepszą atmosferę pracy. Wyżej wspomniano, że poza poufnymi, pracownicy powinni mieć dostęp do jak najszerszego zakresu wiedzy o firmie. Zakres informacji przekazywanych w trybie push (newsletter, zebrania, intranet) powinien być ograniczony do niezbędnego minimum, ludzie wolą się raczej sami dowiadywać, niż być zasypywani informacjami zbędnymi w danym momencie. Ważne jest znalezienie balansu między oboma trybami. Stworzenie infrastruktury komunikacyjnej jest jednym z najważniejszych zadań zarządu.

Ważnym zadaniem przełożonego jest komunikowanie podwładnym niezadowolenia z ich działań. Dla dobra organizacji powinno się ono odbywać nie w duchu szukania winnych, a raczej poszukiwania rozwiązania problemu. Komunikat powinien być jasny, neutralny emocjonalnie, pokazujący szkodliwe konsekwencje działania podwładnego, ale ukierunkowany na znalezienie rozwiązania i uniknięcie na przyszłość powtórki sytuacji. Również podwładny powinien raczej myśleć o naprawie sytuacji, niż o usprawiedliwieniu siebie.

Istotne jest również komunikowanie poszanowania, uznania, akceptacji. Podejście „nie chwalę za dobrą robotę, bo jest ona oczywista”, nie jest motywujące. Wiele się mówi o systemach motywacyjnych, ale jednym z większych motywatorów jest dla człowieka uznanie za to, co robi. Nie należy tego czynić nachalnie, ale ewidentnie warto komunikować pozytywne odczucia.

Komunikacja potrzebna jest nie tylko „w pionie”, ale również „w poziomie”, między pracownikami. Ciekawy przykład takiej poziomej komunikacji, związany z pozytywnym przekazem zaprezentował przedstawiciel firmy Netizens: nie wchodząc głęboko w szczegóły: pracownicy korzystając z aplikacji mobilnej, dysponują pewną liczbą wirtualnych żetonów, które mogą być przekazane każdemu pracownikowi firmy na jego konto. Żetony oprócz jednostkowej wartości, mają też oznaczenie z jakiego powodu są przyznawane. Pracownik zbiera otrzymane żetony na swoim koncie, może je wykorzystać w fizycznym dystrybutorze stojącym w firmie, pobierając bonusy od butelki Coca Coli przez proseco po podpisany urlop jednodniowy. Wartość pomysłu polega na komunikowaniu pozytywnych ocen, równocześnie kierownictwo widzi, co się w firmie dzieje: jeśli przyznano dużo żetonów, na przykład za usuwanie awarii, coś jest nie tak z infrastrukturą.

Obyczaje panujące w firmie trudno zmieniać „w biegu”. Istnieje hipoteza, że kulturę, w tym komunikacyjną organizacji, określa na długo pierwsze dziesięć-piętnaście osób budujących ją. Stąd zdarzające się niepowodzenia w próbach wdrażania na przykład „organizacji turkusowej” – zakładającej nieograniczoną, otwartą komunikację. W firmie, w której informacja jest taktowana zwyczajowo, jako oręż przeciw współpracownikom, takie eksperymenty na ogół się nie udają.

Wobec rosnącej liczby kanałów (czy raczej narzędzi) komunikacyjnych, komunikacja twarzą w twarz pozostaje najważniejszą, najbardziej skuteczną i pożądaną. Cykliczne, regularne spotkania zespołów są nie bez przyczyny ważnym elementem nowoczesnych (tzw. lekkich lub zwinnych) metod zarządzania. Również doroczne, czy półroczne wyjazdowe spotkania pracowników są ważnym elementem infrastruktury komunikacyjnej. Padło zalecenie, aby nie były obowiązkowe oraz nie dotyczyły w zbyt wielkim zakresie „zajęć obowiązkowych”. Z drugiej strony organizowanie zebranym czasu przez firmę eventową nie wydaje się być cennym elementem budowania zespołów. Trzeba po prostu dać ludziom czas i możliwość, żeby sobie o wszystkim ze sobą pogadali.

Najbardziej oczywistym, ale dla niektórych uczestników odkrywczym stwierdzeniem było, że komunikacja to przede wszystkim sztuka słuchania. Tylko rozumiejąc, co partner mówi, można z kolei jemu przekazać, o co komuś w istocie chodzi. Polska niestety nie jest krajem, gdzie od dziecka uczymy się słuchać z uwagą, mamy więc spory „room for improvement”.

Spotkania TechMine Coffee odbywają się w ramach TechMine Business Hub. Spotykamy się cyklicznie aby rozmawiać o kwestiach istotnych w prowadzeniu i rozwijaniu biznesu. Organizujemy szkolenia i eventy oraz wspieramy w obszarach wymagających poprawy.

Jesteś przedsiębiorcą i chcesz wziąć udział w kolejnym “Coffee”? Zarejestruj się już teraz. Liczba miejsc ograniczona.

 

Rola zarządu w firmie – relacja z TechMine Coffee

 

Drugie styczniowe spotkanie z cyklu „TechMine Coffee” poświęcone było roli zarządu w firmie. Właściciele i zarządzający firmami z rożnych branż przedstawili wiele poglądów, doświadczeń i dobrych rad. Rzecz jasna zdarzały się sprzeczne opinie, ale była to w istocie sprzeczność pozorna, bo już na początku zebrani zgodzili się, że nie ma czegoś takiego, jak jeden idealny sposób działania i umocowania zarządu w firmie. Nawet w zebranej grupie byli przedstawiciele firm mniejszych i większych, różnie zorganizowanych. W gospodarce, jak i w życiu, nie ma poglądów jedynie słusznych, a ich konfrontowanie pomaga lepiej zrozumieć, co, jak a zwłaszcza po co należy robić. W swobodnej dyskusji poruszono między innymi następujące zagadnienia:

  • Mimo podobieństwa, rzeczowniki „zarząd” i „zarządzanie” nie są tożsame. Tematem tego spotkania był zarząd i jego rola. Zarządzaniu poświęcone zostanie jedno z kolejnych spotkań. W zasadzie zarząd powinien nadzorować zarządzanie operacyjne firmą, ale samo zarządzanie jest domeną niższych struktur organizacji. Zarząd zarządza na poziomie strategii.
  • Pojęcie zarządu, jasno określone prawnie, rożnie bywa realizowane w różnych organizacjach. Im większa organizacja, tym mniej członkowie zarządu mają do czynienia z bieżącymi działaniami operacyjnymi. Jako element wspólny dla wszystkich zarządów stwierdzono, że ich rolą jest być miejscem gdzie zbiegają się wszystkie ważne procesy, obserwowane z odpowiedniej perspektywy. Zarząd pełni funkcję „kleju” – spoiwa dziejących się w organizacji spraw oraz jest ośrodkiem określającym strategiczny kierunek rozwoju (marszrutę) firmy.
  • Zarząd działa w strukturze: właściciele, Rada Nadzorcza, zarząd, podwładni zarządowi kierownicy, odpowiedzialni za działy firmy. Bywa, że te role są łączone, bywa, że organy formalne (najczęściej w tym przypadku RN w firmie rodzinnej) pełnią swoją rolę tylko formalnie. Utrzymywanie stanu lekceważenia czy naginania funkcji w strukturze organizacji bywa powodem wielu kłopotów, płynących z rozmycia schematu przepływu władzy. Ludzie wolą pracować w organizacji, w której reguły są jasne i co najważniejsze przestrzegane. Szczególnie szkodliwe bywa przeskakiwanie poziomów zależności: zarząd wprost nie opowiada przed właśc